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l'associationRèglement intérieur

Règlement intérieur de l'Ufc Que-Choisir Région Lille

Lille le 4/09/2018

Chapitre 1 - Généralités

Les documents de référence à usage des bénévoles sont dans l’ordre de priorité :

- Les statuts

- Le règlement intérieur intégrant les procédures

- Le livret d’accueil

Le règlement intérieur est subordonné aux statuts de l’association et ne saurait être que complémentaire à ceux-ci. Il indique les attributions et missions de chaque fonction.

Le règlement intérieur est adopté par le Conseil d’administration conformément aux statuts. Il s’applique à tous les bénévoles et salarié(e)s.

Le texte du règlement intérieur est affiché dans les locaux de l’association.

Chapitre 2 - Les bénévoles

Article 2-1 Pour devenir bénévole

Le bénévole doit être obligatoirement adhérent de l’association.

Toute personne faisant acte de candidature, soit spontanément, soit sur présentation d’un autre bénévole, ne pourra être intégrée dans l’équipe qu’après entretien avec le président ou son représentant, qui lui expliquera l’éthique et le fonctionnement de l’association et lui précisera le rôle de chacun. Une période d’observation est nécessaire pour mieux se connaître et découvrir le fonctionnement et les activités de l’association.

Les  bénévoles sont tenus d’assister aux réunions des activités dans lesquelles ils s’engagent (litige, secrétariat, accueil, téléphonie, enquêtes, réseau santé, réseau environnement, …) sauf circonstances exceptionnelles.

Article 2-2 Engagement envers l’association

Le bénévole s’engage à :

- prendre connaissance et se conformer aux statuts de l’association UFC QUE CHOISIR  Région Lille et de son règlement intérieur ;

- adhérer à la finalité et à l’éthique de l’UFC Que Choisir ;

- suivre les formations proposées ;

- respecter l’organisation et le fonctionnement ;

- assurer de façon efficace et régulière sa mission et son activité sur la base des engagements réciproques et en fonction de ses disponibilités ;

- exercer son activité avec conviction et discrétion, dans le respect des opinions de chacun.

- collaborer loyalement avec les autres membres de l’association. Tout comportement faisant référence à une conviction politique, religieuse, économique, (…) ou étant en conflit avec les statuts est à proscrire.

Le bénévole peut interrompre à tout moment sa collaboration en respectant, dans la mesure du possible, un délai de prévenance raisonnable.

Lorsqu’un bénévole quitte l’association, quel que soit le motif, il doit restituer tous les documents et matériel appartenant à l’Association.

Les différents cas de perte de  qualité pour un adhérent, un bénévole, un administrateur ainsi que la procédure à suivre sont définis à l’article 5 des statuts de l’association.

Article 2-3 Les stages

La formation est un élément indispensable et obligatoire.

Les stages proposés aux bénévoles (en présentiel ou en e-formation) doivent être suivis selon un parcours déterminé par la Fédération ; des formations, organisées au niveau local ou régional, peuvent être proposées. La formation « Découverte » est un élément incontournable pour tous les bénévoles.

Toute candidature est soumise à l’approbation du président.

Un retour d’informations est attendu de la part des stagiaires au moyen du questionnaire remis au cours des stages.

En outre, des modalités particulières de formation s’imposent réglementairement aux bénévoles de la Commission Santé exerçant un mandat de représentation.

Chapitre 3 - Le Conseil d’Administration

Le conseil d’administration, élu par l’Assemblée Générale, est l’organe de décision de l’Association. Tous les membres du Conseil d’Administration sont tenus de participer activement à la vie de l’association.

Article 3-1 Président

- il préside les réunions, le Conseil d’Administration et l’Assemblée générale ;

- il a qualité pour ester en justice au nom de l’association avec l’aval du CA. Il est rappelé que l'agrément est valable pour une durée de 5 ans. La reprise a été faite en 2017;

- il peut déléguer certaines de ses prérogatives de façon ponctuelle ou pour une durée indéterminée ;

- il peut donner mandat de représentation à des bénévoles ;

- il représente l’Association dans tous les actes de la vie civile. Il rend compte, auprès de la Fédération, de la régularité des actions entreprises par l’association locale dans le strict respect de ses statuts et dans la ligne de conduite de l’UFC Que Choisir ;

- il coordonne les relations entre l’Association locale de la Région Lille, l’Union régionale « Les Hauts de France », la Fédération et les structures auprès desquelles elle adhère (France Assos Santé,...) ;

- il anime les relations entre l ‘Association locale de la Région Lille et les antennes ;

- il veille au bon fonctionnement interne de l’association locale en s’assurant que les règles dans l’examen et le traitement des litiges sont rigoureusement respectées ;

- il veille également à ce que les différents animateurs de commissions exécutent leur mission dans les meilleures conditions ;

- il avalise le recrutement des bénévoles avant validation du Conseil d’Administration ;

- il a en charge la gestion du personnel salarié ;

- il propose au Conseil d’administration les orientations et objectifs de l’association ;

- il prend toute décision qui n’exige pas l’avis du conseil d’administration ;

- il est responsable des publications ;

- il ne peut engager de nouvelles dépenses d’un montant supérieur à 50 adhésions sans l’accord du Conseil d’Administration, sauf cas de force majeure.

Article 3-2 Vice-Président

Un Vice-Président remplace le Président en cas d’absence jusqu’à la nouvelle élection.

Il a pour tâche, en cas de départ définitif du Président, de préparer l’élection d’un nouveau Président, en réunissant les membres du Conseil d’Administration dans un délai d’un mois. Dans l’intervalle, il assure la gestion des affaires courantes mais uniquement dans le cadre de celles décidées par le Conseil d’Administration avant le départ du Président.

Article 3-3 Trésorier

Le trésorier assure la tenue des comptes, gère la trésorerie, garantit la justesse et l'honnêteté des comptes, vérifie que l'imputation des dépenses est fondée. Il valide le plan à long terme du Bureau sous l'angle financier.

Il tient et vérifie la comptabilité, élabore un budget prévisionnel, le plan de trésorerie et suit la trésorerie. Il en informe le Trésorier adjoint.

Il diffuse aux membres du conseil d'Administration un compte-rendu trimestriel ainsi que le bilan annuel. Il est éventuellement assisté d'un Trésorier adjoint.

Article 3-4 Secrétaire

Le Secrétaire assure la partie administrative de l'association locale, notamment l'établissement des comptes-rendus du Conseil d'Administration et du Bureau, voire de l'Assemblée Générale. L'ensemble de ces comptes-rendus sont archivés dans un classeur tenu à la disposition des membres ou un fichier numérique.

Il procède aux déclarations obligatoires en Préfecture. Il participe à la tenue de l'assemblée générale. Il est éventuellement assisté d'un Secrétaire adjoint.

Article 3-5 Le Bureau

Tel que défini dans les statuts, il a pour fonction principale de préparer les réunions du Conseil d’administration et de veiller à l’exécution des décisions.

Le président et le trésorier assurent les paiements relatifs aux engagements de l’association et disposent pour cela de la signature sur les comptes bancaires ouverts au nom de l’association locale.

Chapitre 4 - Fonctionnement

Article 4-1 Rôle des bénévoles à l’accueil

- présenter l’association et expliquer son rôle ;

- inciter à adhérer ;

- identifier le visiteur (adhérent, dossier en cours en consultant le logiciel de gestion) ;

- faire remplir les fiches administratives (dossier, adhésion,…) ;

- prendre des rendez-vous, si besoin,  pour les conseillers litiges ;

- remettre le livret de présentation de l'association. 

Article 4-2 Rôle des bénévoles au téléphone

- écouter et renseigner ;

- inciter à adhérer et à rencontrer un conseiller litige ;

- prendre des rendez-vous, si besoin, pour les conseillers litiges ;

- exploiter le répondeur ;

Qu’il soit au local ou téléphonique, l’accueil doit être bref, précis, courtois.

Les transferts d’appels sont autorisés par le Conseil d’administration vers des bénévoles volontaires.

Article 4-3 Secrétariat

Les tâches du secrétariat sont définies dans les procédures internes à l'association (cf mails, fiches,…).

Article 4-4 Conseillers litiges

Les fonctions des bénévoles litiges sont définies dans les procédures internes à l'association (cf mails, fiches,…).

Article 4-5 Commissions

Le Conseil d’Administration a la possibilité de créer des commissions sur des sujets et activités conforme aux statuts de l’association.

Article 4-5-1 : Commission Santé

Les attributions de la Commission Santé comportent la défense des intérêts et droits des patients et usagers du système de santé, ainsi que leur représentation au sein des établissements et instances de santé et auprès des institutions et organismes publics et professionnels.

Les demandes de renseignements et d’intervention, ainsi que les litiges exposés à l’accueil (sous leurs différentes formes), sont transmis pour traitement aux correspondants de la Commission habilités à cet effet.

L’admission de nouveaux membres au sein de la Commission Santé suit une procédure particulière destinée à apprécier, d’une part, leurs convictions consuméristes et, d’autre part, leurs connaissances du système de santé et de l’organisation médico-sociale.

En application du Code de la Santé Publique, les membres de la Commission santé sont tenus au secret médical et au secret professionnel ; l’exercice de certains mandats de représentation nécessite leur nomination par l’Agence Régionale de Santé ou la Préfecture sur appel à candidatures et implique de suivre une formation de base obligatoire et rémunérée, dispensée par une association  de représentants d’usagers agréée par le Ministère de la Santé.

Les membres de la Commission santé s’engagent également à suivre les stages spécifiques à certaines fonctions qu’ils sont amenés à exercer dans les établissements et instances de santé et à participer aux réunions de la Commission Santé.

Par ailleurs, la Commission Santé agit dans le cadre d’un « réseau régional santé des Hauts de France» ,adhérent à France Assos Santé, et constitué par les Commissions Santé des Associations locales, lequel réseau est coordonné par la Fédération nationale de l’UFC Que Choisir.

Article 4-6 Remboursements des frais

Tout frais déclaré doit être au service de l’association et doit faire l’objet d’un justificatif.

Seuls les frais acceptés préalablement par le président ou le trésorier seront pris en compte ;

Les autres frais peuvent faire l’objet soit d’un abandon de créance sur déclaration validé par le président, soit de remboursements dans le cadre des missions spécifiques définies par le Conseil d'Administration.

Article 4-7 Assurance des bénévoles

L’association s’engage envers les bénévoles à leur garantir la couverture et le bénéfice d’une assurance responsabilité civile dans le cadre des activités  confiées.

Concernant les risques liés à l’accompagnement juridique, le Fédération a souscrit depuis 2011 auprès de GENERALI un contrat couvrant toutes les conséquences d’un conseil inadapté, insuffisant et toute omission dans l’activité d’accompagnement des consommateurs. L’ensemble des membres du réseau, bénévoles et salariés est couvert.

Chapitre 5 – Le montant des adhésions et cotisations

Le montant est fixé sur proposition du Conseil d’Administration et voté en assemblée générale.

Par exception, ce dernier peut être modulé sur décision du Conseil d'Administration pour des cas particuliers ou opérations spéciales (campagne d'information des abonnés,...).

Chapitre 6 – Antennes et permanences décentralisées

Une antenne a pour but de rapprocher l’association des consommateurs et de ses adhérents.

Une permanence décentralisée a pour but de recevoir les consommateurs en-dehors du siège social de l'association locale.

Article 6-1

Une antenne ne couvre pas toutes les fonctions d’une association locale. Elle doit toutefois être capable de traiter des litiges, faire des enquêtes, représenter et communiquer dans le secteur géographique qui a été défini.

Article 6-2

L’association locale assure la gestion, la documentation, la formation et apporte éventuellement une compétence dans le traitement des litiges.

Article 6-3

Des liens réguliers et structurés avec l’Association locale sont indispensables.

L’antenne est organisée autour d’un animateur, désigné par le président.

Chapitre 7  –  Locaux et matériel

L'association met à la disposition de ses bénévoles des locaux communs pour la réalisation de leurs taches. Leur utilisation se fait sous la responsabilité individuelle de chacun  dans le cadre d'une harmonie générale tant dans le cadre de la sécurité que des règles de vie en commun ( hygiène, propreté, sécurité,...)

Les appareils ménagers servant au bien-être des bénévoles doivent êtres utilisés conformément aux prescriptions du constructeur. Toute défectuosité doit être signalée aux personnes responsables.

Chapitre 8 – Informatique et libertés

L'usage des ordinateurs de l'association est exclusivement dédié aux actes nécessaires pour mener à bien les actions de l'AL et doit être en total conformité avec les lois et textes en vigueur, régis au plan national par la CNIL et le RGPD,

Les bénévoles ou stagiaires utilisant leur ordinateur personnel devront se signaler afin d'obtenir le certificat d'exploitation auprès de l'agent administratif.

Chapitre 9 – Sécurité

Toute personne en activité au 54 rue Jacquemars Giélée sera informée des consignes de sécurité en vigueur, plan d'évacuation, position des extincteurs, points de coupures d'énergie et toutes dispositions concernant la sécurité humaine. Ces dispositions devront être intégrées dans le parcours d'adaptation du nouvel arrivant.

Le listing des détenteurs de trousseau de clés permettant l'accès au bâtiment ainsi que le code d'entrée devra être tenu à jour entre les départs et les arrivées.

Validé par le Conseil d’Administration du 4 septembre 2018

Le Président : Robert Bréhon

Le Trésorier : Jean Christophe Lampe

La Secrétaire : Ludivine Payraud

 

 

 

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